29.03.1999

4. Оформление документов в областных, городских и районных хокимиятах

4.1. Каждый вид документа (решение, распоряжение, протокол, письмо, докладная записка, справка и т.д.) должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стандартный порядок их расположения.

4.2. Обязательными требованиями при составлении и оформлении документов являются: указание кода хокимията *; указание автора (наименование хокимията или Кенгаша, как правило, воспроизводится на бланке документа); указание вида документа, составление заголовка к тексту; адрес и датирование; индексация документа: подпись ответственного лица, подготовившего документ; проставление отметок о согласовании документа - визы; удостоверение документа (подпись, утверждение, проставление печати); отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.3. Для составления документов применяются бланки форматов А4 (210Х297 мм) и А5 (148Х210 мм).

На бланке документа должен быть состав реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТОМ 6.38-90. "Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Изготавливаются типографским способом: бланки для писем и общие бланки для оформления распорядительных документов, протоколов и других.

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов составляется более 200 в год.

Бланки решений и распоряжений изготавливаются с учетом расположения реквизитов по ширине листа, а других служебных документов - углового расположения (приложения 5, 6).

На бланках воспроизводится Государственный герб Республики Узбекистан.

Бланки документов должны иметь поля (в мм); левое - 20; верхнее - не менее 10; правое и нижнее - не менее 8.

4.4. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

4.5. Наименование вида документа должно указываться на каждом документе (за исключением писем).

4.6. Заголовок документа должен быть кратким и точно передавать содержание текста. Формулировать заголовки рекомендуется, согласовывая с названием документа, например: решение (о чем?) "О регистрации предприятия..."; протокол (чего?) "заседания комиссии Кенгаша...".

Заголовок пишется в левой части листа. Заголовок не проставляется на распоряжениях, телеграммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бланках формата А5.

4.7. Документы адресуются в организации, структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование организации и структурное подразделение указываются в именительном падеже, например:

Ферганский нефтеперерабатывающий завод

Отдел снабжения и сбыта

Старшему экономисту

Эргашеву Э.Я.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору Ташкентского

колледжа связи

Нуритдинову Э.И.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно:

Директорам предприятий и

руководителям организаций

Чиланзарского района г. Ташкента

Документ не должен содержать более четырех адресатов; слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

700114, Ташкент, Юнусабад,

19 квартал, д.6, кв.3.

Юсупову А.Ю.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам.

4.8. При оформлении даты на русском языке используются арабские цифры, которыми обозначаются число, порядковый номер месяца, две последние цифры года, например: 09.01.99.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 15 ноября 1999 г.

4.9. Внутреннее согласование проекта документа (со структурными подразделениями, должностными лицами) оформляется визой, которая включает в себя, кроме личной подписи, ее расшифровку, т.е. запись инициалов и фамилии, и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего документ лица.

Замечания или дополнения к документу излагаются на отдельном листе. Например:

Заведующий секретариатом (личная подпись) С.М. Мирзаев

Замечания прилагаются 24.01.99.

Проекты решений, распоряжений визируются на первом экземпляре, на других документах визы проставляются на лицевой стороне на экземплярах, остающихся в аппарате хокимията.

Визы располагают ниже реквизита "подпись" или на обороте последнего листа документа.

4.10. Внешнее согласование (с другими организациями) оформляется грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования проставляется ниже реквизита "подпись" или на обороте последнего листа документа и включает в себя следующие элементы: слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку, дату, например:

Согласовано

Начальник Управления финансов

хокимията Ферганской области

(личная подпись, указать инициалы и

фамилию)

10.01.99

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по следующей форме:

Согласовано

Протокол заседания профкома

15.01.99 N 25

или

Согласовано

Письмо Минфина Республики Узбекистан

15.10.98 N 01 -4/1 35

4.11. В состав реквизита "подпись" входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформляется не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

Хоким Ташкентской области (личная подпись, указать

инициалы и фамилию)

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

При длительном отсутствии хокима документы подписывает его первый заместитель или один из заместителей хокима, на которого возложено исполнение обязанностей хокима. При этом обязательно называется фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия. Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставление наклонной черты перед наименованием должности.

4.12. Документ, подлежащий утверждению хокимом или его заместителями, должен иметь гриф утверждения, который включает в себя: слово "Утверждаю", наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, запись инициалов, фамилии и дату, например:

Утверждаю

Хоким Ташкентской области

Подпись (расшифровка подписи - инициалы, фамилия)

17.09.98

Если документ утверждается коллегиальным органом, гриф утверждения состоит из слова "Утверждено", названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

Утверждено

Протокол сессии

Чирчикского городского Кенгаша

20.01.99 N 8

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу документа.