29.03.1999
III. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
6. Документы печатаются на соответствующих бланках.
Постоянные реквизиты на бланках организаций печатаются на государственном языке.
7. Наименование организации-автора документа и ее код указываются в соответствии с положением (уставом) об организации, Общим классификатором предприятий и организаций (ОКПО). Они, как правило, должны быть напечатаны на бланке при его изготовлении.
8. На каждом документе (кроме писем) должен быть указан его вид (постановление, распоряжение, приказ, протокол, справка и т.д.).
9. Для большинства документов обязателен заголовок, кратко и точно отражающий содержание документа. Например: приказ (о чем?) "о создании предприятия"; протокол (чего?) "заседания научного совета".
Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5 (148х210) и телеграммах.
10. Содержание документа излагается предельно сжато, короткими фразами, без сложных грамматических построений.
Сокращения применяются согласно Справочнику по написанию наименований государственных органов, общественных организаций и учреждений. Если в тексте перечисляются фамилии, географические наименования или административно-территориальные единицы, они располагаются в алфавитном порядке.
Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Тексты документов рекомендуется разделять на две части: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.
Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.п.
Сплошной связный текст документа может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
11. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция и др.), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка и др.), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
12. В письмах используют формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "Узгосстандарт считает возможным").
13. Тексты телеграмм при отправке через абонентский пункт связи (областные хокимияты и столицы стран СНГ) пишутся полным текстом, а при отправке через почтовое отделение связи другим адресатам (в районы и частным лицам) в тексте телеграммы, по возможности, опускаются местоимения, союзы, предлоги, если при этом не искажается содержание. Цифровые данные, во избежание искажения, пишутся словами. В конце текста телеграммы указывается ее регистрационный номер, перед которым ставятся буквы НР, заменяющие слово "номер".
14. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л., в 2-х экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:
Приложение:
1. Справка о подготовке школ к новому учебному году на 8 л. в 2-х экз.
2. Список школ на 3 л., в 2-х экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: Заключение Постоянной комиссии по вопросам межнациональных отношений от 25.01.98 г. и приложение к нему, всего на 21 л., в 2-х экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л., в 2-х экз. - в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
15. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:
- документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному лицу;
- наименование организации и структурное подразделение указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например:
Электромеханический завод
Плановый отдел
Старшему экономисту
Зияеву К.X.;
- при адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Директору Института
"Узгипросельстрой"
Каюмову С.К.;
- если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Начальникам главных управлений, управлений и отделов;
- документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед адресатами вторым, третьим, четвертым не указывается;
- при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат;
- при адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 700000, г. Ташкент, ул. Хамида Алимджана, И, кв. 5 Ахмедову Т.А.
16. Даты в документах оформляются одним из двух способов: например,
12 января 1999 г. - 12.01.99 или 99.01.12.
Первый способ применяется преимущественно при указании дат в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, второй при датировании документов, резолюций на документах, виз, отметок об исполнении и т.д.
17. Документ подписывается руководящими работниками организации или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами (положением или уставом организации).
В состав реквизита "подпись" входит: наименование фактической должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициал имени, отчества и фамилия).
Не допускается подписывать документы с предлогом "за", а также проставление наклонной черты перед наименованием должности.
Подписи двух должностных лиц проставляются на документах коллегиальных органов. Постановления, решения, протоколы рекомендуется подписывать руководителю и секретарю коллегиального органа.
В коллегиальных органах распоряжения, принимаемые в единоличном порядке, имеют одну подпись.
Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (например, акты, финансовые документы, документы, исходящие от нескольких организаций).
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:
Председатель комиссии подпись В.В.Махмудов
Члены комиссии подписи А.И.Акимов
Р.С.Абдурахманов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Директор института подпись З.А.Хашимов
Главный бухгалтер подпись В.В.Сабиров
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:
Заместитель министра Заместитель министра
здравоохранения труда Республики
Республики Узбекистан Узбекистан
подпись Ф.З.Камилов подпись Т.С.Таджиев
18. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.
Согласование может производиться как внутри организации (с различными структурными подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными организациями, имеющими в соответствии с их компетенцией непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа).
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна, например:
Начальник юридического отдела
подпись С.К.Максумов
24.01.99
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи.
19. Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования состоит из слов "Согласовано", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела кадров
Министерства юстиции Республики Узбекистан
подпись А.С.Садыков
14.01.99
Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Письмо Узглавархива
профкома 12.01.99 N 01-4/185
10.01.99 N 3
Грифы согласования располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования.
Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа.
20. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента подписания, утверждения.
Утверждаются документы руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор института
подпись С.Н.Рахимов
17.01.99
При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор института "Узгипросельстрой"
подпись С.Н.Рахимов
17.01.99
Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в именительном падеже, с указанием его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора института
20.01.99 N 5
или
УТВЕРЖДЕНО
Протокол собрания трудового
коллектива
15.01.99 N 3
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
