29.03.1999

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к Постановлению КМ РУз

от 29.03.1999 г. № 140

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в аппаратах министерств, государственных комитетов, ведомств, корпораций, концернов, ассоциаций, компаний и других центральных учреждений Республики Узбекистан

I. Общие положения

II. Документирование управленческой деятельности

III. Составление и оформление исходящих и внутренних документов

IV. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции

V. Организация контроля за исполнением документов

VI. Составление номенклатур дел и формирование дел

VII. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив

VIII. Хранение документов в ведомственном архиве и порядок выдачи их во временное пользование

Приложение № 1. Схема № 1 организации исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан в министерствах и ведомствах

Приложение № 2. Схема № 2 организации подготовки, исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Кабинета Министров

Приложение № 3. Схема № 3 учета, прохождения и организации контроля за исполнением корреспонденции, поступившей в аппарат министерств и ведомств

Приложение № 4. Схема № 4 организации рассмотрения и контроля исполнения писем, жалоб и заявлений граждан в министерствах и ведомствах

Приложение № 5. Образцы контрольных карточек

Приложение № 6. Номенклатура дел структурного подразделения (общественной организации)

Приложение № 7. Сводная номенклатура дел

Приложение № 8. Обложки дел постоянного и долговременного хранения

Приложение № 9. Опись дел структурного подразделения, организации

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Примерная инструкция определяет правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в министерствах, государственных комитетах, ведомствах, корпорациях, концернах, ассоциациях, компаниях и других центральных учреждениях Республики Узбекистан *.

2. Ответственность за состояние делопроизводства возлагается на управление делами, общий отдел, канцелярию, секретаря; персонально - на руководителя этого структурного подразделения.

Работа с документами в структурном подразделении возлагается на секретаря или другое лицо, определенное для этой работы.

Управление делами, общий отдел, канцелярия осуществляют организационное и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

3. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений со структурой аппарата, установленным порядком работы и инструкцией по делопроизводству в организации.

II. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

4. Состав управленческих документов определяется: компетенцией и функциями организаций; кругом управленческих действий по реализации функций управления; порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления, утвержденных уставами, положениями и др. нормативными документами.

5. В целях сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель составляется на основе положений (уставов) об организации, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлении табеля могут быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного сроков хранения.

Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем.

Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретарем. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.